¿Qué es la tecnología OCR y cómo se relaciona con la identidad digital? Vamos a empezar por la necesidad actual que tienen las empresas de digitalizar la documentación de los clientes y por cómo las empresas han transformado sus procesos.
En este contexto, el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) ha aumentado su protagonismo como una herramienta esencial para automatización algunos procesos fundamentales a la hora de que las empresas se relacionen con los clientes. En lugar de gestionar los datos de los clientes de forma manual, que es más lento y puede dar más lugar a errores, el uso de la tecnología OCR permite gestionar grandes volúmenes de información de una manera más eficiente y segura.
¿En qué consiste la tecnología OCR?
La tecnología OCR permite, básicamente, transformar imágenes de texto escrito a mano o impreso en datos digitales. Por ejemplo, si hacemos una foto a un documento y el texto de ese documento se convierte en texto digital que podamos editar, copiar o enviar.
Esta tecnología utiliza algoritmos avanzados que analizan la imagen, detectando las letras y números e interpretándolos, de manera que los pueda convertir en texto editable.
¿Qué ventajas supone la implementación del OCR en la gestión documental?
Las empresas suelen manejan diariamente un gran volumen de datos, especialmente cuando se dedican a la contratación de servicios que requieren pedir al cliente algunos datos que es necesario verificar. Algunos ejemplos son el sector bancario, si un cliente quiere pedir un préstamo; el sector seguros, si un cliente quiere asegurar su coche, o el sector de las telecomunicaciones.
Además, la aplicación de esta tecnología se extiende a varias áreas de gestión, como la contabilidad, la atención al cliente o el cumplimiento normativo. A continuación, vamos a desglosar cuáles son las ventajas de implementar esta tecnología en tu empresa si sueles gestionar una gran cantidad de información de tus clientes:
Ahorro de tiempo y costos
Procesar los datos de los clientes manualmente lleva tiempo, especialmente si se trata de una gran cantidad diaria de nuevas altas. Gracias a la tecnología OCR, esos documentos pueden ser digitalizados automáticamente y recibidos en tu software de gestión en cuestión de segundos.
Esto no solo reduce significativamente el tiempo requerido para obtener información relevante, sino que disminuye costos asociados a recursos humanos y almacenamiento físico. Así, automatizando una tarea repetitiva y propensa a errores, a las empresas les es posible reorientar las funciones de los trabajadores a tareas más estratégicas y de mayor valor.
Mejora en la precisión de la información obtenida
Gestionando datos manualmente, no sólo es fácil cometer errores, sino que puede ser fácil también no detectar que un dato es falso o que un documento está falsificado. Esto también puede ocurrir si el documento ha sido enviado digitalmente, pero ello CarteraDigital.com tiene una solución.
CarteraDigital.com es un servicio de Bewor, entidad prestadora de servicios electrónicos de confianza. Esto significa que la información que recibas de tus clientes desde CarteraDigital.com ha sido obtenido directamente desde las sedes electrónicas de la Administración pública, de manera encriptada, gracias a un certificado digital en la nube que se emite a tu cliente.
Gracias a este sistema, los datos recibidos no han podido ser aleteados en ningún momento y están actualizados al minuto.
Ya de por sí, la tecnología OCR aprende y mejora con el tiempo, ya que cuenta con un aprendizaje automático que optimiza la precisión de la información que lee.
Accesibilidad y búsqueda optimizada
Los documentos que han sido digitalizados mediante la tecnología OCR, no solo se convierten en archivos editables, sino que son fáciles de organizar y buscar en una base de datos. Esta cualidad es especialmente interesante a la hora de gestionar una gran cantidad de archivos, ya que es posible recuperar información clave a través de un buscador en solo unos segundos.
Facilita el cumplimiento normativo actual
En muchos sectores como la banca, los seguros y el legal, existe una regulación que requiere un seguimiento exhaustivo de la documentación gestionada.
Por ello, la digitalización y el uso del OCR facilitan el cumplimiento de las normativas vigentes, ya que éstas implican que las empresas almacenen documentos de forma segura y ordenada, de manera que se pueda recuperar información fácilmente en caso de auditorías o inspecciones.
Claramente, la automatización de la gestión de documentos y datos reduce drásticamente el riesgo de perder o extraviar documentación de los clientes, problema que era muy común cuando todos esos datos se gestionaban en formato físico.
El papel clave de la ciberseguridad en la tecnología OCR
Uno de los aspectos clave de la del uso de la tecnología OCR es que garantice la seguridad de los datos. Por eso, las empresas que optan por implementar esta tecnología también ven reforzada enormemente su seguridad.
Las soluciones OCR integran tecnologías de cifrado de datos, especialmente importante cuando la información que se gestiona es sensible.
La importancia del cifrado de datos
Es fundamental que las empresas cuenten con la seguridad de que los datos están debidamente protegidos. Las soluciones de OCR avanzadas cuentan con tecnología de cifrado, lo que garantiza que no nadie pueda alterar esos datos. Así, se mantiene la confidencialidad y la integridad de la información en todo momento.
Control de acceso y verificación
Otra cuestión fundamental en la ciberseguridad es asegurar que sólo tiene acceso a esa información quien debe tenerlo. Por tanto, la tecnología OCR suele ir acompañada de unos mecanismos de control de acceso que solo permite acceder a personal previamente autorizado para ver o editar esos documentos. Así, se reduce el riesgo de filtraciones o manipulación.
Además, para reforzar la seguridad es conveniente introducir un sistema de acceso multifactorial para que incluso si las credenciales del usuario fuesen comprometidas, se necesitaría un paso adicional para acceder a la información.
Auditoría y seguimiento de la actividad
La tecnología OCR también facilita el uso de herramientas de auditoría y seguimiento, que permitan a las empresas monitorizar el registro y uso de esos datos. Por ejemplo, se debe poder controlar quién accede a ellos, cuándo y qué acciones se realizan con ellos.
Este registro es básico para detectar y prevenir cualquier actividad fraudulenta y así garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos y el RGPD.
Reducción del riesgo de pérdida de datos
Al obtener los documentos de forma segura y almacenarlos sin riesgo de pérdida ni alteración, se reduce totalmente la posibilidad de extravío de información. Además, siempre deben existir copias de seguridad digitales, de manera que las empresas cuenten con planes de recuperación de datos en caso de algún incidente.
